Sådan understøtter RFID-kort sikker udskrivning

Hvis du har set fortrolige dokumenter ligge uden opsyn i bakken på en fælles printer, ved du allerede, hvorfor sikker udskrivning er vigtig. De fleste organisationer ønsker ikke bevidst at skabe et usikkert printmiljø. Det opstår bare i hverdagen. En medarbejder udskriver en kontrakt og bliver kaldt ind til et møde. En HR-medarbejder sender løndokumenter til printeren på den forkerte etage. En sygeplejerske udskriver patientnotater, bliver afbrudt, og papirerne ligger i bakken, indtil den næste person kommer forbi. En studerende sender et udkast til et speciale til bibliotekets printer og kan bagefter ikke huske, hvilken maskine det blev sendt til. I alle tilfælde fungerer printsystemet teknisk set. Problemet er, at sikkerheden omkring udskrivningen ikke gør.

Det er netop her, RFID-kort bliver nyttige. De understøtter sikker udskrivning ved at knytte printjobbet til den person, der har bestilt det, og vente med frigivelsen, indtil personen fysisk står ved enheden. I stedet for at udskrive dokumentet med det samme og håbe, at den rette bruger når frem først, gemmer systemet jobbet i en sikker printkø. Brugeren går hen til en printer, holder sit RFID-kort hen til læseren, og jobbet frigives først, når systemet har bekræftet identiteten. Det kan virke som en lille ændring, men den forvandler printprocessen fra åben eksponering til kontrolleret frigivelse.

Det er vigtigt, fordi sikker udskrivning ikke kun handler om fortrolighed. Det handler også om ansvarlighed, brugervenlighed og begrænsning af spild. Et velfungerende system til sikker printfrigivelse med RFID hjælper med at reducere efterladte dokumenter, mindske utilsigtet eksponering, begrænse dobbeltudskrivning og give organisationen et langt bedre overblik over, hvem der har udskrevet hvad, hvornår og hvor. I mange miljøer er det derfor mere end blot en IT-forbedring. Det bliver en del af organisationens compliance, databeskyttelse og operationelle disciplin.

Hvorfor sikker udskrivning kræver brugeridentifikation ved printeren

Det første, man skal forstå, er, at RFID-kort bedst understøtter sikker udskrivning, når organisationen holder op med at betragte printere som anonyme outputenheder. I et traditionelt printmiljø vælger brugeren en printer, klikker på udskriv og forventer, at dokumentet ligger klar. Det fungerer, indtil den forkerte person tager dokumentet, brugeren glemmer at hente det, eller printeren ikke er tilgængelig. Et sikkert printsystem ændrer denne logik. Dokumentet tilhører brugeren, indtil vedkommende har bekræftet sin identitet ved enheden. RFID-medarbejderkort, RFID-studiekort og RFID-personalekort gør identifikationen så hurtig, at brugerne rent faktisk anvender løsningen.

Et advokatfirma i London oplevede dette i praksis. Firmaet havde allerede investeret betydeligt i dokumentstyring, undervisning i klientfortrolighed og adgangskontrol på kontoret, men printmiljøet var stadig overraskende åbent. Kontrakter, vidneforklaringer og finansielle oplysninger blev ofte udskrevet på fælles printere, før den rette advokat eller assistent nåede frem. Firmaet indførte printfrigivelse med RFID-kort på flere etager, og den største forskel var ikke kun den forbedrede sikkerhed. De små bekymringer om udskrevne dokumenter, som medarbejderne efterhånden havde accepteret som normale, forsvandt også. Dokumenter blev ikke længere lagt frem i åbne områder, uden at en tydeligt identificeret modtager stod klar til at hente dem.

RFID-kort knytter identiteten til selve udskrivningen

Det er en af de mest direkte måder, hvorpå RFID-kort understøtter sikker udskrivning: Identiteten bliver knyttet til det øjeblik, hvor dokumentet fysisk udskrives. Et brugernavn og en adgangskode på computeren kan starte processen, men et RFID-kort ved printeren, som normalt registreres via indbyggede RFID-læsere, afslutter den i den fysiske verden. Det er vigtigt, fordi mange printrelaterede risici opstår i dette sidste fysiske led og ikke ved oprettelsen af filen. Sikker udskrivning svigter oftest ved papirbakken, ikke ved tastaturet.

Hospitaler er et af de tydeligste eksempler på, hvorfor dette er vigtigt. Selv i delvist digitaliserede sundhedsmiljøer kan udskrevne oplysninger stadig være nødvendige. Medicinvejledninger, patientformularer, samtykkeerklæringer, etiketsæt, afdelingsnotater, henvisninger og driftsdokumenter skal ofte kunne udskrives hurtigt. Men hastighed uden kontrol skaber åbenlyse risici. Hvis den forkerte journal ligger det forkerte sted, er det ikke kun privatlivets fred, der påvirkes. Tilliden til arbejdsgangene bliver også svækket.

Et privathospital i Singapore konstaterede dette under en intern gennemgang. Personalet havde velfungerende kliniske systemer, men printmiljøet skabte en eksponering, som kunne have været undgået. Patientrelaterede dokumenter blev ofte udskrevet i fælles sygeplejeområder, før den tiltænkte bruger nåede frem. Ingen havde ondsindede hensigter. Systemet var blot for afhængigt af, at travle medarbejdere kom til printeren på det rette tidspunkt. Da hospitalet knyttede sikker printfrigivelse til personalets RFID-kort, blev afhentningen af dokumenter langt mere kontrolleret. Sygeplejersker og administrative medarbejdere kunne fortsat udskrive hurtigt, men dokumenterne kom først ud, når den rette person brugte sit kort ved maskinen. Hospitalet fjernede ikke tempoet fra arbejdsgangen. Det fjernede den unødvendige eksponering.

Sådan forbedrer RFID-kort fælles printermiljøer på uddannelsessteder og kontorer

Skoler og universiteter opnår fordele på en anden, men lige så praktisk måde. På uddannelsesinstitutioner deles printerne af tusindvis af brugere med forskellige tidsplaner, enheder og destinationer. Studerende udskriver opgaver, laboratorierapporter, biblioteksmateriale, administrative formularer og i nogle tilfælde personlige dokumenter. Uden sikker frigivelse bliver printmiljøet hurtigt uoverskueligt. Job sendes til den forkerte printer, sider efterlades, studerende udskriver igen, fordi de tror, at dokumentet er forsvundet, og der opstår kø omkring en proces, som ingen har fuld tillid til. RFID-studiekort understøtter sikker udskrivning ved at gøre campuskortet til både printlegitimation, ID-kort og adgangskort.

Et universitet i Canada gjorde netop dette i forbindelse med en modernisering af universitetets kortsystem. De studerende brugte allerede RFID-kort til adgang til biblioteket og administration af deres printsaldo, men selve printfrigivelsen var stadig afhængig af adgangskoder eller besværlige loginprocedurer ved arbejdsstationer. Universitetet indførte printfrigivelse med RFID-kort ved printerne på biblioteker og i laboratorier, og resultatet var mere markant end forventet. De studerende behøvede ikke længere at huske, hvilken bestemt printer de havde valgt, da jobbet blev sendt. De kunne sende dokumentet til en sikker kø og frigive det på en understøttet printer ved hjælp af det samme kort, som de allerede anvendte på campus. Det reducerede antallet af spildte udskrifter og gjorde biblioteket langt mindre kaotisk i travle eksamens- og afleveringsperioder.

Follow-me-print og pull printing

Det fører til en af de største styrker ved RFID-baseret sikker udskrivning: follow-me-print, også kaldet pull printing. Det er en funktion, som kan lyde teknisk, indtil man oplever den i praksis. I stedet for straks at knytte et printjob til én bestemt enhed sender brugeren det til en sikker printkø. Dokumentet bliver liggende der, indtil brugeren går hen til en kompatibel printer og identificerer sig, ofte med et RFID-kort. Det giver to væsentlige fordele på samme tid. Dokumentet beskyttes mod at blive udskrevet for tidligt, og brugeren får frihed til at vælge, hvor det skal afhentes.

Et globalt konsulentfirma i Dubai indførte follow-me-print med medarbejdernes RFID-kort på tværs af flere kontoretager. Tidligere sendte konsulenter ofte printjob til den nærmeste printer ud fra hukommelsen og opdagede derefter, at de var på vej til et andet mødelokale eller en anden etage. Følsomme præsentationer, kunders finansielle oplysninger og M&A-dokumenter kunne derfor ligge uden opsyn, fordi medarbejdernes bevægelser ændrede sig hurtigere end deres valg af printer. Efter overgangen til RFID-baseret pull printing kunne medarbejderne hente dokumenterne på den mest praktiske printer efter identifikation. Sikkerheden blev forbedret, men det samme gjorde brugervenligheden. Det er denne kombination, der gør sikker printfrigivelse så effektiv, når løsningen er korrekt udformet.

Revisionsspor, mindre spild og bedre kontrol med udskrivningen

En anden måde, hvorpå RFID-kort understøtter sikker udskrivning, er gennem bedre sporbarhed og revisionsmuligheder. Et stærkt sikkerhedsmiljø handler ikke kun om at forhindre uvedkommende i at se et dokument. Det handler også om at kunne fastslå, hvem der har udskrevet, frigivet eller undladt at hente bestemte printjob. Det er relevant inden for finans, sundhedsvæsen, advokatvirksomhed, offentlige myndigheder, forskningsinstitutioner og alle andre miljøer med høje krav til fortrolighed. Identifikation med RFID-kort ved printeren skaber en tydeligere forbindelse mellem brugerens identitet og den fysiske frigivelse af dokumentet.

En forskningscampus i Nederlandene fandt dette særligt nyttigt i fælles administrative områder omkring laboratorierne. Området havde flere printere, som blev brugt til indkøbsdokumenter, ansøgningsmateriale til forskningsmidler, laboratoriejournaler og fortroligt projektmateriale. Før indførelsen af sikker udskrivning med RFID kunne organisationen ofte se, hvem der havde sendt et dokument til udskrivning, men ikke altid hvem der faktisk havde hentet det. Denne mangel på sporbarhed var vigtig, når følsomme dokumenter forsvandt. Efter overgangen til frigivelse med RFID-kort blev printsporet langt tydeligere. Det omfattede ikke længere kun den digitale afsendelse, men også den verificerede fysiske afhentning. I regulerede miljøer eller organisationer med høje tillidskrav kan denne forskel være væsentlig.

Færre efterladte printjob

Reduktion af spild er en anden fordel, som ofte undervurderes. Mange organisationer opfatter kun sikker udskrivning som en sikkerhedsforanstaltning, men løsningen kan også blive et effektivt redskab til omkostningsstyring. I traditionelle printmiljøer sender brugerne job, som de efterfølgende glemmer, udskriver dokumenter igen, fordi de ikke kan finde den første udskrift, eller efterlader sider, når et møde ændres. Sikker pull printing reducerer denne adfærd, fordi intet bliver udskrevet, før brugeren aktivt henter jobbet. Hvis brugeren aldrig møder op, kan jobbet ganske enkelt udløbe i køen, uden at der spildes papir eller toner, og uden at fortrolige oplysninger bliver eksponeret.

Et regionalt forsikringskontor i Chicago oplevede dette tydeligt efter indførelsen af RFID-baseret printfrigivelse. IT-afdelingen havde oprindeligt begrundet projektet med behovet for bedre fortrolighed, hvilket var relevant. Økonomiafdelingen blev dog endnu mere positiv, da kontoret opdagede, hvor mange sider der tidligere var blevet spildt uden større opmærksomhed. Brugerne havde udskrevet formularer, kundekorrespondance og interne rapporter, som de aldrig hentede. Efter ændringen faldt antallet af efterladte udskrifter markant, fordi job, der ikke blev hentet, ikke længere blev til fysiske sider. Kontoret blev ikke kun mere sikkert. Det fik også en mere ansvarlig printadfærd.

Hvorfor RFID-kort er nemme for brugerne at tage i brug

RFID-kort gør også sikker udskrivning lettere at indføre, fordi de passer ind i de identifikationsvaner, som brugerne allerede har. Det har stor betydning. Et sikkerhedssystem, der opleves som besværligt, vil før eller siden blive omgået. Hvis brugerne skal huske endnu en adgangskode, indtaste lange koder ved printeren eller logge ind manuelt hver gang, vil de hurtigt blive frustrerede og lede efter genveje. RFID-kort fungerer godt, fordi mange medarbejdere, studerende og andre brugere allerede bærer dem. Kortet bliver en naturlig måde at frigive et printjob på, fordi det udvider anvendelsen af en eksisterende identitetsløsning i stedet for at indføre en ny.

En hospitalsgruppe i Madrid erfarede dette under implementeringen af sikker udskrivning. Den første løsning var i for høj grad baseret på manuel indtastning af PIN-koder på multifunktionsprinterne, og det var det kliniske personale utilfreds med. Processen forsinkede dem netop dér, hvor tiden var mest kritisk. Da hospitalet skiftede frigivelsesmetoden til personalets RFID-kort, steg accepten med det samme. Teknologien blev mindre synlig, fordi den passede til de rutiner, medarbejderne allerede fulgte i resten af bygningen. Det er en af de mindre åbenlyse hemmeligheder bag vellykket sikker udskrivning: Løsningen føles mindre som et ekstra sikkerhedstrin, når den anvender den samme legitimation, som brugerne allerede har tillid til ved adgang.