Hvilket RFID-kort er bedst til medarbejder-ID?

Derfor er valget af RFID-kort til medarbejder-ID vigtigt

Spørger man ti sikkerhedsansvarlige, hvilket RFID-kort der er bedst til medarbejder-ID, får man sandsynligvis ti forskellige svar. Nogle mener, at et almindeligt 125 kHz-proximitykort stadig er tilstrækkeligt til de fleste kontorer. Andre vil kun anbefale et krypteret smartcard. En facility manager lægger måske større vægt på kompatibilitet med kortprintere og fysisk holdbarhed end på chiptypen, mens HR-afdelingen fokuserer på kortdesign, medarbejderfotos og hurtig genudstedelse, når et kort bliver væk. Derfor er valget vigtigt. Et medarbejderkort ser enkelt ud, men indgår i praksis i et samspil mellem sikkerhed, daglig drift, virksomhedsidentitet og brugeroplevelse.

Den praktiske anbefaling er, at et sikkert smartcard på 13,56 MHz normalt er det bedste valg for moderne organisationer, især når kortet anvendes til adgangskontrol, tidsregistrering, parkering, udskrivning, kontantfri betaling eller flere interne systemer. Ved mange nye installationer er et MIFARE DESFire EV2- eller EV3-kort et stærkt og alsidigt valg, fordi det tilbyder højere sikkerhed, en fleksibel applikationsstruktur og mulighed for senere udvidelser. Behovene er dog ikke ens i alle virksomheder. Anvender en bygning fortsat ældre 125 kHz-læsere, kan et kompatibelt proximitykort være den mest praktiske løsning på kort sigt. Ved overgang fra ældre læsere til en nyere smartcard-infrastruktur kan et RFID-kort med to frekvenser være den mest hensigtsmæssige bro mellem systemerne.

Det afgørende er derfor ikke at vælge medarbejderkortet med det mest imponerende datablad. Det bedste kort er det, der passer til bygningen, de installerede læsere, risikoniveauet, medarbejdernes arbejdsgange og virksomhedens fremtidige planer.

Tag udgangspunkt i systemet – ikke kun i kortet

Mange indkøbere går i stå, fordi de begynder med kortet i stedet for det samlede system. De søger efter udtryk som RFID-kort til medarbejder-ID, adgangskort til personale, medarbejderbadge, sikkert RFID-kort eller smartcard til kontoradgang og sammenligner priser, før de har afklaret, hvilke funktioner kortet skal understøtte. Det er den forkerte rækkefølge. Et medarbejderkort er sjældent kun et kort. I mange organisationer åbner det døre, registrerer arbejdstid, styrer adgang til bestemte etager, bruges ved udlevering af værktøj, frigiver fortrolige printjob, giver adgang til parkering og tildeler forskellige rettigheder efter afdeling eller rolle. Jo flere funktioner der knyttes til kortet, desto vigtigere bliver kortvalget.

En mellemstor kontorpark i Illinois erfarede dette på den vanskelige måde. Ejendomsadministrationen ønskede en hurtig og billig implementering i tre kontorbygninger og valgte derfor en enkel lavfrekvensløsning, der fungerede sammen med de eksisterende læsere. I begyndelsen var der ingen problemer. Dørene kunne åbnes, besøgende blev håndteret separat, og kortene så præsentable ud. Senere ændrede lejersammensætningen sig. Én bygning fik en fælles konferenceetage, en anden indførte kontrolleret adgang uden for normal arbejdstid, og en større lejer ønskede at anvende det samme kort til både parkering og frigivelse af printjob. Det oprindelige kortsystem var pludselig for begrænset. Intet var teknisk defekt, men løsningen kunne ikke udvides i takt med behovene. Virksomheden overgik derfor gradvist til en mere fleksibel smartcard-platform. Erfaringen var klar: Det billigste medarbejderkort kan blive den dyreste løsning, når virksomheden senere stiller flere krav til det.

Derfor passer 13,56 MHz-smartcards ofte til moderne kontorer

Af den grund er 13,56 MHz-smartcards blevet standardanbefalingen til mange nye medarbejderkortsystemer. HF-smartcards er ofte bedre egnede til moderne virksomhedsmiljøer, fordi de kan understøtte flere applikationer på samme kort. Et 125 kHz-proximitykort kan stadig være relevant i ældre systemer, hvor enkel kompatibilitet er det vigtigste, men det er normalt ikke det bedste langsigtede fundament for en virksomhed, der ønsker en mere sammenhængende og digital arbejdsplads.

En logistikvirksomhed i Nederlandene stod over for netop denne udfordring under en lagerudvidelse. Det oprindelige medarbejderkort blev kun brugt til indgangsdøre og tidsregistrering. Da virksomheden åbnede et større anlæg, ønskede den at bruge samme kort til portadgang, adgangsrettigheder i truckzoner, garderobeskabe og betaling i kantinen. Det gamle kortformat kunne ikke uden videre understøtte de nye krav. I stedet for at gentage den tidligere løsning på den nye lokation indførte virksomheden sikre HF-medarbejderkort og udarbejdede en trinvis migrationsplan. De nye kort kunne håndtere flere funktioner, uden at alle lokationer skulle omlægges på én gang.

Sikkerhedsniveauet skal afspejle den reelle risiko

Sikkerhed er en af de væsentligste årsager til, at virksomheder erstatter ældre kortteknologier. Et medarbejderkort er ikke kun et praktisk hjælpemiddel. Det udgør ofte den første barriere mellem personer og følsomme områder såsom serverrum, forsknings- og udviklingslaboratorier, økonomiafdelinger, HR-arkiver, prøvelagre, direktionsetager, medicinske områder eller produktionslinjer. I sådanne miljøer kan et klonet eller utilstrækkeligt administreret kort udgøre en alvorlig risiko.

Her skiller sikre smartcards som MIFARE DESFire EV2 og EV3 sig ofte ud. Indkøbere, der søger efter et krypteret RFID-medarbejderkort, et adgangskort med høj sikkerhed, et MIFARE DESFire EV3-medarbejderkort eller et smartcard til virksomhedssikkerhed, efterspørger sjældent avanceret teknologi alene for teknologiens skyld. Målet er at reducere risikoen og samtidig anvende ét fleksibelt kort til flere forretningsfunktioner. Et sikkert smartcard giver organisationen bedre kontrol over, hvordan applikationer adskilles og administreres. Det er især vigtigt, når kortet bruges til mere end blot at åbne en dør.

En virksomhed inden for sundhedsteknologi i Californien opdagede dette under en sikkerhedsgennemgang. I det oprindelige medarbejderkortsystem blev næsten alle brugere behandlet ens på legitimationsniveau. Efterhånden som virksomheden voksede, blev forskellene mellem kontormedarbejdere, laboratorieteknikere, IT-administratorer og eksternt servicepersonale imidlertid mere betydningsfulde. Nogle skulle have adgang til prototypeområder og serverrum, mens andre ikke måtte få det. Virksomheden gik derfor over til et DESFire-baseret kortsystem, så adgangsrettigheder kunne administreres mere præcist på tværs af bygninger og afdelinger. Kortet var ikke hele løsningen, men det gjorde løsningen mulig.

Den praktiske drift er lige så vigtig som chiptypen

Det bedste kort er dog ikke altid det kort, der tilbyder det højeste sikkerhedsniveau. Et enkelt kontor med områder med lav risiko og en veletableret ældre infrastruktur har ikke nødvendigvis brug for samme kortstrategi som en medicinalfabrik eller et internationalt hovedkontor. Nogle virksomheder begår den modsatte fejl og vælger en meget avanceret kortplatform uden først at undersøge, om deres læsere, controllere, printere og udstedelsesprocesser er klar til den. Det kan gøre den daglige kortadministration mere kompliceret end nødvendigt.

Et regionalt forsikringsselskab i Australien oplevede dette under en rebranding. Ledelsen ønskede et mere moderne smartcard, fordi de gamle medarbejderkort så forældede ud. Sikkerhedsafdelingen støttede idéen, men implementeringen blev vanskelig, fordi ingen havde planlagt kodningsprocessen, printeropsætningen eller proceduren for erstatning af mistede kort. Den nye platform kom senere til at fungere godt, men virksomheden indså for sent, at et velfungerende kortsystem ikke kun handler om chippen. Det handler også om de daglige processer omkring kortet. Et medarbejderkort skal være nemt at udstede, erstatte og administrere for de medarbejdere, der arbejder med systemet.

Holdbarhed og kortmaterialer

Et andet forhold, som indkøbere ofte overser, er kortets holdbarhed. Medarbejdere behandler ikke nødvendigvis deres kort forsigtigt, blot fordi virksomheden har trykt et flot logo på dem. Kortene fastgøres i bælter, hænger i nøglesnore, efterlades i varme biler, bøjes i punge og får undertiden lavet hul det forkerte sted. Når kortet samtidig bruges flere gange dagligt ved døre, parkeringsanlæg og tidsregistrering, bliver fysisk slitage en vigtig del af beslutningsgrundlaget.

En produktionsvirksomhed i Ohio erfarede dette, da den erstattede tykke, robuste adgangskort med tyndere kort, der var lettere at printe og så mere elegante ud. Kontormedarbejderne var tilfredse med designet, men medarbejderne i produktionen havde behov for langt flere erstatningskort end forventet. Kortene blev beskadiget omkring slidserne til nøglesnore og langs kanterne, fordi arbejdsmiljøet var hårdere, end designteamet havde taget højde for. Virksomheden tilpassede løsningen ved at anvende en mere robust kortkonstruktion til produktionspersonalet og fortsat bruge de mere stilrene foto-ID-kort på kontorerne. Den mindre ændring reducerede antallet af udskiftninger mærkbart.

Materialevalget har større betydning, end mange indkøbsafdelinger forventer. Almindelige PVC-kort er udbredte og fungerer fint i mange kontormiljøer. Komposit-PVC eller PETG kan dog være bedre, når kortene skal tåle gentagen termisk printning, større fysisk belastning eller en længere brugstid. Hvis medarbejderkortet samtidig bæres synligt hver dag, har udseendet også betydning. Et kort, der stadig kan læses elektronisk, men ser slidt, uklart eller revnet ud, kan svække det professionelle indtryk, virksomheden ønsker at skabe.

En international hoteladministrationsvirksomhed i Dubai oplevede dette med kortene på hovedkontoret og de enkelte hoteller. Kortene fungerede teknisk, men efter flere måneders intensiv brug viste printoverfladen tydelig slitage, og medarbejderfotos fremstod ikke længere skarpe. Det kan virke som en mindre detalje, men medarbejdere med gæstekontakt bar kortene som synlig legitimation hver dag. Virksomheden opgraderede kortmaterialet og printmetoden, hvorefter kortsystemet straks fremstod mere professionelt uden at ændre den grundlæggende chipfamilie. Det understregede, at et medarbejderkort både har en sikkerhedsmæssig og en visuel funktion.

Kompatibilitet med læsere og udstedelsesprocesser

Kompatibilitet er et andet område, hvor projekter ofte kommer på afveje. Den samme frekvens er ikke i sig selv en garanti for kompatibilitet. Et 13,56 MHz-kort kan ikke automatisk anvendes i alle andre systemer på 13,56 MHz. Læserkompatibilitet, kodningsproces, legitimationsstruktur og systemkonfiguration skal alle passe sammen. Virksomheder, der alene fokuserer på overordnede tekniske ligheder, risikerer at købe tusindvis af kort, som medfører unødvendige forsinkelser under implementeringen.

En coworking-operatør i Tyskland erfarede dette under en hurtig ekspansion. Virksomheden havde lokationer i fire byer og ønskede ét RFID-medarbejderkort til det interne personale på alle adresser. Indkøbsafdelingen fokuserede primært på pris og en leverandørs generelle oplysninger om HF-kompatibilitet. På papiret så kortene rigtige ud. I praksis fungerede de ikke problemfrit sammen med de konfigurerede læsere og udstedelsesprocesser på alle lokationer. Systemet svigtede ikke fuldstændigt, men testproblemer og supportsager fjernede hurtigt den forventede besparelse. Erfaringen var enkel: Det bedste RFID-kort til medarbejder-ID er det kort, der er afprøvet med det konkrete system, og ikke blot et kort, der på papiret ser ud til at være kompatibelt.

Kort med to frekvenser ved systemmigration

Virksomheder, der er ved at skifte system, bør overveje kort med to frekvenser. Et medarbejderkort med to frekvenser kombinerer typisk en 125 kHz-chip og en 13,56 MHz-chip i samme kort. Indkøbere, der søger efter et medarbejderkort med to frekvenser, et RFID-kort til migration eller et kombineret adgangskort, arbejder ofte med en blandet infrastruktur. Hovedindgangen anvender måske stadig ældre læsere, mens et nyindrettet kontor bruger smartcard-læsere. Én bygning kan være tilknyttet det gamle system, mens en anden allerede anvender det nye. I sådanne situationer kan et kort med to frekvenser reducere den praktiske kompleksitet betydeligt.

Et advokatfirma i Singapore anvendte denne fremgangsmåde under en flytning af hovedkontoret. Det tidligere kontor brugte lavfrekvenslæsere, mens de nye lokaler var baseret på et mere avanceret adgangssystem, som også understøttede parkering og sikker frigivelse af printjob. I stedet for at udstede to kort eller fremskynde en fuldstændig udskiftning af læserne på den gamle adresse valgte virksomheden medarbejderkort med to frekvenser i overgangsperioden. Medarbejderne kunne dermed bruge ét kort i begge systemer. Det var ikke den permanente løsning, men det var den rigtige løsning på det pågældende tidspunkt.

Forskellige roller kræver forskellige kortfunktioner

Medarbejderens rolle har også betydning. En lagermedarbejder, økonomidirektør, midlertidig konsulent, sygeplejerske, laboratorietekniker, receptionist og IT-administrator har ikke de samme behov og bevæger sig forskelligt mellem bygninger og systemer. Det bedste medarbejderkortsystem skal kunne håndtere denne kompleksitet uden at gøre administrationen uoverskuelig.

Et bioteknologisk forskningscenter i Schweiz blev opmærksom på dette under en intern revision. Det tidligere kortsystem fungerede tilfredsstillende til almindelig kontoradgang, men håndterede adgangsrettigheder for ensartet på tværs af forskningsområder, lagerfaciliteter og støttefunktioner. I stedet for at give den samme person flere forskellige kort og tokens omlagde virksomheden systemet til en mere fleksibel smartcard-arkitektur. Det samme medarbejderkort kunne derefter fungere forskelligt afhængigt af rolle, arbejdstid og lokation. Ændringen forbedrede den daglige drift, fordi medarbejderne ikke længere behøvede flere legitimationsmidler for at udføre deres almindelige arbejde.

Hvornår NFC giver ekstra værdi

I nogle organisationer indgår NFC også i overvejelserne. Et NFC-medarbejderkort kan være relevant, når virksomheden ønsker at bruge kortet til mere end fysisk adgang. Kortet kan eksempelvis føre til introduktionsmateriale, sider til bekræftelse af gennemført undervisning, registrering af besøgende eller interne mobilfunktioner, når det berøres med en telefon. Det betyder ikke, at NFC er den bedste løsning for alle virksomheder, men teknologien kan tilføre nyttig fleksibilitet i moderne arbejdsmiljøer.

En teknologisk startupvirksomhed i Sydkorea anvendte NFC-aktiverede medarbejderkort i en periode med hurtig rekruttering. Kortet blev fortsat brugt til adgangskontrol, men nye medarbejdere kunne også berøre det med en telefon for at åbne introduktionsmateriale, kontaktoplysninger til nødsituationer og interne hjælpesider. Det var en velegnet tilføjelse, fordi virksomheden allerede havde en mobilorienteret arbejdskultur. Kortet fungerede dermed ikke kun som adgangslegitimation, men også som en enkel forbindelse mellem den fysiske arbejdsplads og virksomhedens interne digitale værktøjer.

Driftssikkerhed og samlede levetidsomkostninger

Pålidelig adgang skal dog altid have førsteprioritet. Hvis en medarbejder ikke kan komme ind ad døren, har det ingen betydning, at kortet også kan åbne en digital velkomstside. Det gælder især på arbejdspladser med hurtige vagtskift, hvor personalet ikke kan acceptere forsinkelser ved indgangen. Et kort, der fungerer ustabilt, er ikke blot irriterende. Det forstyrrer den daglige drift.

Et distributionscenter i Texas oplevede dette efter at have valgt et kortformat primært ud fra udseende og stykpris. Kortene så professionelle ud og gav et flot printresultat, men læsningen ved travle personaleindgange var mindre stabil end forventet. Der opstod kø ved vagtskifte, og selv små forsinkelser førte til betydelig frustration. Virksomheden gennemgik kombinationen af kort og læsere og skiftede til en bedre egnet specifikation. Da læsningen blev stabil, faldt antallet af klager med det samme. Det viste endnu en gang, at det bedste medarbejderkort ikke nødvendigvis er det flotteste kort i kataloget, men det kort, der fungerer pålideligt under de faktiske driftsforhold.

De samlede omkostninger over kortets levetid bør også indgå i vurderingen. Nogle indkøbere fokuserer ensidigt på kortprisen og overser udskiftningsfrekvens, tidsforbrug ved udstedelse, stabilitet under kodning og fremtidige systemændringer. Det kan skabe en falsk besparelse. Et billigere kort, der slides hurtigere, kræver mere administration eller forhindrer fremtidige opgraderinger, kan over en periode på to år blive dyrere end et kvalitetskort med en højere indkøbspris.

En virksomhedscampus i Irland undersøgte dette efter to år med mange kortudskiftninger. Analysen viste, at de billigste kort medførte skjulte udgifter i form af erstatningskort, supportsager og spildte forbrugsvarer til printerne. Da virksomheden skiftede til et medarbejderkort af lidt højere kvalitet med bedre printmodstand og mere stabil chipfunktion, steg prisen pr. kort, men de samlede omkostninger ved kortsystemet faldt. Det er den type indkøbserfaring, som professionelle sikkerhedsafdelinger tager med videre.

Sådan vælger du det bedste RFID-kort til medarbejder-ID

Til nye medarbejderkortsystemer

Skal du etablere et nyt medarbejderkortsystem og ønsker en sikker, fleksibel og langsigtet løsning, er et smartcard på 13,56 MHz normalt det bedste udgangspunkt. I mange tilfælde er MIFARE DESFire EV2 eller EV3 den stærkeste anbefaling, fordi teknologien understøtter højere sikkerhed og mere avanceret brug af det samme kort på tværs af flere applikationer.

Til ældre 125 kHz-systemer

Anvender virksomheden fortsat et ældre 125 kHz-system, og er målet stabil videreførelse frem for en teknologisk omlægning, kan et kompatibelt proximitykort stadig være det rigtige valg på kort sigt. Det er ikke den mest fremtidssikrede løsning, men en stabil eksisterende installation kan være præcis det, virksomheden har brug for her og nu.

Til trinvise opgraderinger af læsere

Opgraderer du systemet i etaper og har brug for ét kort, der fungerer med både ældre og nyere læsere, er et RFID-medarbejderkort med to frekvenser ofte den mest praktiske løsning.

Til krævende daglig brug

Hvis medarbejderne bruger kortene intensivt eller udsætter dem for hård behandling, bør du være særligt opmærksom på kortets konstruktion, printets holdbarhed og udformningen af huller eller slidser til nøglesnore frem for kun at fokusere på chipfamilien.

Til adgangskontrol med flere applikationer

Skal medarbejderkortet styre adgang til forskellige zoner og samtidig understøtte tidsregistrering, parkering, udskrivning eller interne betalinger, bør du vælge et mere sikkert smartcard frem for at behandle kortet som en enkel elektronisk dørnøgle.

Samlet anbefaling

Det bedste RFID-kort til medarbejder-ID er ikke nødvendigvis det kort, der lyder mest avanceret. Det handler om at afstemme teknologien med virksomhedens faktiske hverdag. Det rette kort skal fungere med de installerede læsere, understøtte de nødvendige adgangsrettigheder, kunne modstå medarbejdernes daglige brug og fortsat være relevant, når virksomheden vokser. Et sådant valg løser ikke kun dagens adgangsbehov, men reducerer også risikoen for dyre og besværlige opgraderinger i fremtiden.